_{Użyte technologie: Power Automate, Power Apps, Sharepoint, Teams, Outlook}

Opis projektu

W momencie, gdy dział HR potwierdza kandydata do zatrudnienia, otwierają oni formularz stworzony w Power Apps. Formularz ten umożliwia wprowadzenie wszystkich niezbędnych danych dotyczących nowego pracownika: podstawowych informacji osobowych, szczegółów dotyczących zatrudnienia, sprzętu i oprogramowania, które będą potrzebne, a także informacji, czy nowy pracownik weźmie udział w dniach powitalnych w siedzibie firmy. Aplikacja oferuje również możliwość załączenia kwestionariusza osobowego, który jest niezbędny dla kadr. Wszystkie te informacje są automatycznie zapisywane na liście SharePoint, co eliminuje potrzebę przesyłania wielu maili i ręcznego zarządzania danymi.

Po wypełnieniu formularza uruchamiany jest przepływ, który automatycznie wysyła wiadomość do przełożonego kandydata z prośbą o akceptację. Menedżer może potwierdzić lub odrzucić wniosek, co zapewnia dodatkową kontrolę nad poprawnością wprowadzonych danych. W przypadku błędu, wniosek można odesłać do poprawy. Po zatwierdzeniu kandydata, uruchamia się automatyczny system powiadomień, który przekazuje kluczowe informacje do odpowiednich działów firmy.

Dział HR otrzymuje szczegółowe dane dotyczące zatrudnienia, w tym informacje o stanowisku, wynagrodzeniu, premiach oraz przełożonym nowego pracownika. Dział IT otrzymuje informacje o sprzęcie, który należy przygotować, dostępach do systemów oraz terminie, na który wszystko ma być gotowe. Działy odpowiedzialne za organizację szkoleń w dniach powitalnych dostają szczegóły dotyczące bloków szkoleniowych oraz listy uczestników, dzięki czemu mogą odpowiednio zaplanować swój harmonogram.

Zarządzanie informacjami i synchronizacja list

Jednym z kluczowych elementów tej aplikacji jest podział danych na dwie listy w SharePoint. Pierwsza lista, dostępna tylko dla działu HR, kadr i menedżerów, zawiera wrażliwe informacje, takie jak wynagrodzenie i warunki zatrudnienia. Druga lista, przeznaczona dla działów wspomagających, jest pozbawiona tych szczegółów, co zapewnia ochronę danych osobowych i jednocześnie pozwala na dostęp do istotnych informacji potrzebnych do realizacji zadań (np. przygotowanie sprzętu, organizacja szkoleń). Obie listy są synchronizowane za pomocą odpowiednich przepływów, co zapewnia, że każda zmiana – na przykład rezygnacja z zatrudnienia lub zmiana daty rozpoczęcia pracy – jest automatycznie aktualizowana i przesyłana do odpowiednich działów.

Wszystkie powiadomienia i przypomnienia są ustawione w taki sposób, aby zapewnić pełną kontrolę nad terminami. Pracownicy odpowiedzialni za organizację dni powitalnych otrzymują powiadomienia o nadchodzących terminach oraz listę osób, które będą uczestniczyć w tych dniach, co umożliwia dokładne planowanie zasobów i czasu.

Korzyści dla firmy

Rozwiązanie to znacząco usprawniło organizację procesu onboardingu w firmie. Przed wdrożeniem aplikacji, informacje były przekazywane głównie drogą mailową, co prowadziło do błędów, pominięć i trudności w śledzeniu stanu realizacji zadań. Brakowało centralnej listy zatrudnień, a niektóre osoby lub działy nie otrzymywały pełnych danych, co często powodowało chaos organizacyjny. Obecnie, dzięki zintegrowanej i zautomatyzowanej liście, każdy dział ma dostęp do aktualnych informacji i może odpowiednio przygotować się na przyjęcie nowego pracownika.

Cały proces onboardingu stał się bardziej przejrzysty, zorganizowany i wolny od błędów. Działy HR, IT, kadry oraz zespoły szkoleniowe działają teraz w pełnej synchronizacji, a nowi pracownicy są witani w firmie z przygotowanym sprzętem, szkoleniami i pełnym wsparciem, co znacząco poprawia ich pierwsze doświadczenia w nowym miejscu pracy.