_{Użyte technologie: Power Automate, AI Builder, Data Gateway, Sharepoint, Teams}

Opis projektu

W ramach tego projektu stworzyłem aplikację, która automatyzuje proces zarządzania dokumentami w dziale prawnym, znacząco usprawniając ich pracę i eliminując konieczność manualnego przeglądania folderów z dokumentami. Wszystkie skany dokumentów, takich jak pisma procesowe, wezwania przedsądowe czy windykacyjne, które trafiają do firmy drogą pocztową, są skanowane przez pracowników administracyjnych do wyznaczonego folderu na lokalnym serwerze. Przed wdrożeniem automatyzacji, pracownicy działu prawnego musieli regularnie sprawdzać ten folder, aby zobaczyć, czy pojawiły się nowe dokumenty, co było czasochłonne i podatne na błędy.

Aby usprawnić ten proces, wdrożyłem przepływ, który za pomocą lokalnej bramy danych pobiera wszystkie nowe skany z serwera i automatycznie tworzy ich kopie w udostępnionej bibliotece dokumentów dostępnej dla działu prawnego. Dzięki temu każdy dokument jest nie tylko dostępny dla zespołu, ale także bezpiecznie przechowywany w chmurze, co zwiększa bezpieczeństwo danych.

Jednym z kluczowych elementów tej automatyzacji jest wykorzystanie modułu AI Builder do odczytu tekstu ze skanowanych dokumentów. Po odczytaniu treści, tekst jest analizowany przez ChatGPT, który tworzy zwięzłe streszczenie każdego dokumentu. Streszczenia są następnie automatycznie przesyłane do członków działu prawnego za pomocą powiadomień w aplikacji Teams. Dzięki temu prawnicy otrzymują w czasie rzeczywistym informacje o nowych dokumentach, a dodatkowo od razu widzą streszczenie, co umożliwia im szybkie podjęcie decyzji lub działań bez konieczności przeglądania pełnych dokumentów.

Korzyści z wdrożonego rozwiązania

Dzięki tej automatyzacji, prawnicy nie muszą już manualnie przeglądać folderu w poszukiwaniu nowych dokumentów. Cały proces, od skanowania po przesyłanie streszczeń, odbywa się automatycznie, co pozwala oszczędzić czas i eliminuje ryzyko przegapienia ważnych pism. Powiadomienia w Teams umożliwiają zespołowi prawnemu natychmiastowe zapoznanie się z nowymi sprawami, co znacznie przyspiesza obieg dokumentów i podejmowanie działań.

Co więcej, automatyczne tworzenie kopii skanowanych dokumentów w chmurze nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale także ułatwia dostęp do nich z każdego miejsca, co jest szczególnie ważne w przypadku pracy zdalnej lub wielozadaniowych zespołów. Dzięki wykorzystaniu technologii AI Builder i ChatGPT, proces zarządzania dokumentami stał się bardziej efektywny, a dział prawny zyskał narzędzie, które pozwala skupić się na analizie spraw, zamiast na przeglądaniu dokumentów.

Podsumowanie

Wdrożone rozwiązanie znacząco usprawniło zarządzanie dokumentami w dziale prawnym, eliminując potrzebę ręcznego przeszukiwania folderów i zapewniając bieżące informacje o nowych dokumentach. Dzięki automatycznym powiadomieniom, streszczeniom oraz kopii w chmurze, prawnicy mogą działać szybciej i skuteczniej, co przekłada się na lepszą organizację pracy i wyższą efektywność całego zespołu.