_{Użyte technologie: Power Automate, AI Builder, Data Gateway, Sharepoint, Teams}

Opis projektu

W ramach tego projektu stworzyłem aplikację, która usprawnia proces zarządzania dokumentami w dziale prawnym. Znacząco ułatwia im pracę i eliminuje konieczność manualnego przeglądania folderów z dokumentami. Skany pism procesowych, wezwania przedsądowe czy windykacyjne, które trafiają do firmy drogą pocztową, spływają do wyznaczonego folderu na lokalnym serwerze. Przed wdrożeniem, prawnicy musieli regularnie sprawdzać ten folder, aby zobaczyć, czy pojawiły się nowe dokumenty. Było to czasochłonne, nieefektywne oraz podatne na błędy.

Aby usprawnić ten proces, wdrożyłem przepływ, który za pomocą lokalnej bramy danych pobiera wszystkie nowe skany z serwera i automatycznie tworzy ich kopie w udostępnionej bibliotece dokumentów dostępnej dla działu prawnego. Dzięki temu każdy dokument jest nie tylko dostępny dla zespołu, ale także bezpiecznie przechowywany w chmurze, co zwiększa bezpieczeństwo danych.

Jednym z kluczowych elementów tej automatyzacji jest wykorzystanie modułu AI Builder do odczytu tekstu ze skanowanych dokumentów. Po odczytaniu treści, tekst jest analizowany przez ChatGPT, który tworzy zwięzłe streszczenie każdego dokumentu. Streszczenia są następnie automatycznie przesyłane do członków działu prawnego za pomocą powiadomień w aplikacji Teams. Dzięki temu prawnicy otrzymują w czasie rzeczywistym informacje o nowych dokumentach, a dodatkowo od razu widzą streszczenie, co umożliwia im szybkie podjęcie decyzji lub działań bez konieczności przeglądania pełnych dokumentów.

Korzyści z wdrożonego rozwiązania

Dzięki tej automatycznej analizie dokumentów, prawnicy nie muszą już manualnie przeglądać folderu w poszukiwaniu nowych plików. Cały proces, od skanowania po przesyłanie powiadomień, odbywa się automatycznie, co pozwala oszczędzić czas i eliminuje ryzyko przegapienia ważnych pism. Powiadomienia w Teams umożliwiają zespołowi natychmiastowe zapoznanie się z nowymi sprawami, co w efekcie przyspieszyło obieg dokumentów i podejmowanie działań.

Co więcej, automatyczne tworzenie kopii skanowanych dokumentów w chmurze nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale także ułatwia dostęp do nich z każdego miejsca. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracy zdalnej lub wielozadaniowych zespołów. Dzięki wykorzystaniu AI, proces zarządzania dokumentami stał się bardziej efektywny, a dział prawny uwolnił się od wielu powtarzalnych zadań.