Case Study

Klient: Firma rodzinna, specjalizująca się w handlu zbożami paszowymi i konsumpcyjnymi, roślinami strączkowymi oraz oleistymi. Posiada biuro w Berlinie, a właściciele często podróżują do Polski, skąd zamiennie pracują. Kamrol generuje spore ilości dokumentów, które do tej pory utrzymywane były na serwerze lokalnym w Berlinie. Lokalizacja ta nie posiada odpowiedniej infrastruktury sieciowej (brak światłodu, łącze asymetryczne, brak publicznego IP) oraz występują cykliczne awarie prądu.

Wyzwanie: Klient borykał się z problemami związanymi z rozproszoną infrastrukturą IT, która utrudniała dostęp do danych spoza biura. Główne problemy obejmowały:

1. Częste problemy z połączeniami VPN – Połączenia VPN między biurami w Niemczech i Polsce były niestabilne, co powodowało trudności w pracy zdalnej i wymianie dokumentów.
2. Brak możliwości współpracy na dokumentach w czasie rzeczywistym – Pracownicy często musieli przesyłać dokumenty e-mailem, co prowadziło do różnych wersji plików i utrudniało koordynację.
3. Utrzymywanie lokalnego serwera – Firma musiała stale konserwować i aktualizować lokalny serwer, co wiązało się z kosztami oraz ryzykiem awarii.

Rozwiązanie: W momencie uszkodzenia lokalnego serwera, aby szybko przywrócić ciągłość pracy, a także raz na zawsze rozwiązać powyższe problemy, właściciele podjęli decyzję o przyspieszonym wdrożeniu Microsoft 365, które obejmowało:

1. Migrację poczty e-mail do Exchange Online – Zamiast opierać się na lokalnym serwerze pocztowym, cała poczta została przeniesiona do chmury. Dzięki Exchange Online, pracownicy uzyskali stabilny i bezpieczny dostęp do swoich skrzynek pocztowych z dowolnego miejsca.
2. Przeniesienie danych do SharePoint – Wszystkie firmowe pliki zostały zmigrowane z lokalnego serwera do SharePoint. To umożliwiło pracownikom w Polsce i Niemczech wspólną pracę na dokumentach w czasie rzeczywistym, eliminując problem wielu wersji plików.
3. Backup i synchronizacja za pomocą OneDrive – Na komputerach firmowych skonfigurowano automatyczne kopie zapasowe danych za pomocą OneDrive, co zwiększyło bezpieczeństwo danych i zapewniło łatwy dostęp do plików w chmurze.

Rezultaty:

• Zlikwidowanie problemów z VPN: Pracownicy mogą teraz swobodnie pracować zdalnie i mieć dostęp do danych bez konieczności korzystania z problematycznych połączeń VPN.
• Współpraca w czasie rzeczywistym: Użytkownicy mogą jednocześnie pracować nad tymi samymi dokumentami, co usprawniło procesy biznesowe i zwiększyło efektywność.
• Brak konieczności utrzymywania lokalnego serwera: Firma zrezygnowała z lokalnego serwera, co przyniosło oszczędności na zakupie kolejnego serwera oraz jego utrzymaniu.
• Bezproblemowa migracja i szkolenie: Proces wdrożenia był dosyć spontaniczny, ale zakończył się sukcesem, a klient po 3 dniach od awarii mógł pracować na swoich plikach już w chmurze, a po szkoleniu zespół był w pełni przygotowany do korzystania z nowych narzędzi. Od kilku miesięcy firma nie zgłasza żadnych problemów.

Podsumowanie: Wdrożenie Microsoft 365 przywróciło ciągłość pracy po awarii serwera plików oraz rozwiązało kluczowe problemy klienta, poprawiając komunikację i współpracę między użytkownikami w dwóch różnych krajach oraz zwiększając efektywność pracy. Przeniesienie infrastruktury do chmury zminimalizowało koszty i ryzyko związane z kolejnymi inwestycjami, a także zapewniło stabilne i bezpieczne środowisko pracy.

Referencje

Wdrożenie Microsoft 365 w naszej firmie, przeprowadzone przez pana Bartka całkowicie zmieniło sposób, w jaki pracujemy. Przed wdrożeniem mieliśmy poważne problemy z połączeniami VPN pomiędzy biurami w Niemczech i Polsce, co znacznie utrudniało pracę zdalną. Teraz, dzięki migracji poczty do Exchange i przeniesieniu danych do SharePoint, możemy swobodnie współpracować na dokumentach w czasie rzeczywistym, niezależnie od lokalizacji. Wdrożenie OneDrive pozwoliło na automatyczne tworzenie kopii zapasowych, co znacznie poprawiło nasze bezpieczeństwo danych.

Nie musimy już utrzymywać lokalnego serwera ani martwić się o związane z nim awarie, co znacznie obniżyło nasze koszty i usprawniło działanie. Cały proces — od pierwszych rozmów, przez migrację, aż po szkolenie pracowników — został zrealizowany w sposób profesjonalny i bezproblemowy. Od wdrożenia minęło już kilka miesięcy i od tego czasu nie mieliśmy żadnych problemów. Polecamy [Twoje Imię/Firma] każdej firmie szukającej nowoczesnych i niezawodnych rozwiązań IT.

Artur Kamiński
Właściciel
Kamrol KA GmbH & Co.KG