W ramach tego projektu opracowałem aplikację do obsługi wniosków urlopowych, opartą na narzędziach Power Apps i Power Automate. Ułatwia ona proces składania, zatwierdzania oraz monitorowania urlopów w firmie. Pracownicy korzystają z intuicyjnego formularza stworzonego w Power Apps, w którym mogą wprowadzać kluczowe informacje. Daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu, rodzaj wnioskowanego urlopu (np. wypoczynkowy, bezpłatny, zdrowotny), a także dodatkowe uwagi dla przełożonego. Można również wybrać osobę zastępującą z katalogu użytkowników Microsoft 365.

Po przesłaniu wniosku, aplikacja automatycznie uruchamia przepływ pracy w Power Automate, który natychmiast przesyła dane do dedykowanej listy na SharePoint. Na tym etapie system odczytuje informacje o przełożonym pracownika i wysyła do niego e-mail z powiadomieniem o nowym wniosku urlopowym.

Cały proces zatwierdzania wniosków jest również maksymalnie uproszczony. Przełożony otrzymuje wiadomość e-mail z opcją akceptacji lub odrzucenia wniosku, co pozwala na szybkie podejmowanie decyzji – wystarczy jedno kliknięcie. W zależności od odpowiedzi, wniosek otrzymuje odpowiedni status, a pracownik otrzymuje powiadomienie o decyzji drogą mailową. Jeśli urlop jest zatwierdzony, dane automatycznie aktualizują odpowiednie widoki w SharePoint. Pracownicy mogą sprawdzić np. kto jest na urlopie danego dnia („Osoby na urlopie dziś”). Mogą też przeglądać historię własnych wniosków urlopowych („Twoje urlopy”).

Aplikacja wysyła również powiadomienia. Codziennie o ustalonej porze flow sprawdza, czy ktoś rozpoczyna urlop tego dnia. Zbiera je wszystkie w jednej tabeli i wysyła maila do wszystkich w organizacji.

Dzięki zastosowanym narzędziom Power Automate i Power Apps, aplikacja znacząco usprawnia cały proces związany z obsługą wniosków urlopowych. Wprowadzenie automatyzacji pozwoliło na eliminację ręcznych, czasochłonnych zadań, zmniejszenie ryzyka błędów oraz poprawę integralności danych. Dodatkowo, procesy, które wcześniej wymagały wielokrotnych interakcji między pracownikami a działem kadr lub przełożonymi, teraz odbywają się automatycznie lub wymagają zaledwie jednego kliknięcia. Przejrzysty dostęp do aktualnych i historycznych danych o urlopach sprawia, że zarówno menedżerowie, jak i pracownicy mogą łatwiej planować swoją pracę oraz monitorować dostępność zespołów.

Podsumowując, wdrożenie tej aplikacji pozwoliło uprościć jeden z procesów w firmie. Pracownicy mogą teraz w prosty sposób składać wnioski, menedżerowie szybko je akceptować, a dział kadr ma pełny, zautomatyzowany wgląd w stan urlopów.