W ramach tego projektu opracowałem zaawansowaną aplikację do obsługi wniosków urlopowych, opartą na narzędziach Power Apps i Power Automate, która w pełni automatyzuje proces składania, zatwierdzania oraz monitorowania urlopów w firmie. Pracownicy korzystają z intuicyjnego formularza stworzonego w Power Apps, w którym mogą wprowadzać kluczowe informacje takie jak daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu, rodzaj wnioskowanego urlopu (np. wypoczynkowy, bezpłatny, zdrowotny), a także dodatkowe uwagi dla przełożonego. Dla zwiększenia efektywności pracy zespołów, aplikacja oferuje również możliwość zaznaczenia opcji „zastępstwo”, co pozwala na szybkie przeszukiwanie bazy pracowników w organizacji Microsoft 365 i wskazanie osoby, która może pełnić obowiązki podczas nieobecności.

Jednym z kluczowych elementów aplikacji jest automatyczna walidacja wprowadzanych dat. Dzięki temu system eliminuje błędy wynikające z nieprawidłowego wprowadzenia przedziałów czasowych, co z kolei przyspiesza proces składania wniosków oraz redukuje potrzebę ręcznej kontroli ze strony działu kadr. Po przesłaniu wniosku, aplikacja automatycznie uruchamia przepływ pracy w Power Automate, który natychmiast przesyła dane do dedykowanej listy na SharePoint. Na tym etapie system odczytuje informacje o przełożonym pracownika, do którego automatycznie wysyłany jest e-mail z powiadomieniem o nowym wniosku urlopowym.

Cały proces zatwierdzania wniosków jest również zautomatyzowany. Przełożony otrzymuje wiadomość e-mail z opcją akceptacji lub odrzucenia wniosku, co pozwala na szybkie podejmowanie decyzji. W zależności od odpowiedzi, wniosek otrzymuje odpowiedni status, a pracownik otrzymuje powiadomienie o decyzji drogą e-mailową. Jeśli urlop zostanie zatwierdzony, dane automatycznie aktualizują odpowiednie widoki w SharePoint – pracownicy mogą sprawdzić np. kto jest na urlopie danego dnia („Osoby na urlopie dziś”) lub przeglądać historię własnych wniosków urlopowych („Twoje urlopy”).

Aplikacja została również wyposażona w dodatkowy przepływ, który codziennie o ustalonej porze sprawdza, czy ktoś rozpoczyna urlop tego dnia. Jeżeli są takie osoby, system automatycznie generuje tabelaryczny raport z listą pracowników, którzy danego dnia zaczynają urlop, i wysyła te informacje do wszystkich użytkowników organizacji. To rozwiązanie nie tylko ułatwia organizację pracy, ale także pozwala zespołom na lepsze planowanie zadań w zależności od dostępności pracowników.

Dzięki zastosowanym narzędziom Power Automate i Power Apps, aplikacja znacząco usprawnia cały proces związany z obsługą wniosków urlopowych. Wprowadzenie automatyzacji pozwoliło na eliminację ręcznych, czasochłonnych zadań, zmniejszenie ryzyka błędów oraz poprawę integralności danych. Dodatkowo, procesy, które wcześniej wymagały wielokrotnych interakcji między pracownikami a działem kadr lub przełożonymi, teraz odbywają się automatycznie lub wymagają zaledwie jednego kliknięcia. Przejrzysty dostęp do aktualnych i historycznych danych o urlopach sprawia, że zarówno menedżerowie, jak i pracownicy mogą łatwiej planować swoją pracę oraz monitorować dostępność zespołów.

Podsumowując, wdrożenie tej aplikacji znacząco wpłynęło na poprawę efektywności w firmie. Pracownicy mogą teraz w prosty sposób składać wnioski, menedżerowie szybko je akceptować, a dział kadr ma pełny, zautomatyzowany wgląd w stan urlopów, co znacząco usprawnia zarządzanie czasem pracy. Rozwiązanie to nie tylko ułatwia codzienną obsługę wniosków, ale również przyczynia się do lepszej organizacji pracy w firmie, poprawiając komunikację i eliminując zbędne, manualne zadania.