_{Użyte technologie: SQL Server, OnPremiseDataGateway, Power Automate, Outlook}

Opis projektu

W ramach tego projektu stworzyłem rozwiązanie, które automatyzuje wysyłanie codziennych raportów dotyczących zaksięgowanych faktur do dostawców, eliminując konieczność ręcznego tworzenia i wysyłania wiadomości. Firma, jako podwykonawca usług, otrzymuje znaczną ilość faktur kosztowych, które wcześniej były przetwarzane ręcznie. Aby zautomatyzować ten proces, utworzyłem widok w lokalnym systemie ERP, który zawiera wszystkie zaksięgowane faktury na dany dzień, wraz z numerami dokumentów i szczegółami dostawców, których te faktury dotyczą.

Za pomocą On-premise Data Gateway, narzędzie Power Automate codziennie pobiera dane z ERP, przetwarza je i generuje indywidualny raport dla każdego dostawcy. Raport ten zawiera szczegółową listę zaksięgowanych faktur oraz informację o możliwości przyspieszonej płatności w zamian za skonto (czyli rabat za wcześniejsze uregulowanie należności). Dzięki temu rozwiązaniu, na koniec każdego dnia, automatycznie wysyłane są wiadomości e-mail do wszystkich dostawców, z informacjami o zaksięgowanych fakturach oraz skonto, co znacząco usprawniło cały proces.

Korzyści z wdrożenia

Przed wdrożeniem automatyzacji, cały proces wysyłania raportów i informacji o skonto odbywał się ręcznie przy okazji wystawiania zleceń, co było uciążliwe dla pracowników i często bywało zapomniane. Automatyzacja eliminuje ten problem – raporty są teraz wysyłane regularnie i bezbłędnie. Co więcej, kluczową zaletą tego rozwiązania jest możliwość umieszczenia informacji o skonto bez konieczności uzyskiwania dodatkowej zgody marketingowej, co byłoby wymagane, gdyby ta informacja była wysyłana niezależnie od raportu o fakturach.

Dzięki automatycznemu raportowaniu i stałemu przypomnieniu o możliwości skonto, dostawcy mają lepszą kontrolę nad swoimi fakturami, a firma zyskuje płynność w komunikacji z partnerami biznesowymi. Proces ten jest teraz nie tylko szybszy, ale i bardziej spójny, co eliminuje ryzyko pomyłek i opóźnień.

Podsumowanie

Wdrożona automatyzacja codziennego mailingu do dostawców znacząco usprawniła przepływ informacji o zaksięgowanych fakturach i możliwościach przyspieszonej płatności. Dzięki automatycznym raportom generowanym w oparciu o dane z ERP, firma może teraz regularnie dostarczać dostawcom szczegółowe informacje bez angażowania dodatkowego czasu pracowników, jednocześnie promując opcję skonto w sposób zgodny z regulacjami prawnymi.